会議室使用規約
ご使用の際には、必ずご確認のうえお申込みください。
１．お申込み
①お申込みは、原則としてご使用予定日の6ヶ月前より承ります。それ以前のお申込みにつきましては、お電話にてご相談ください。ご使用時間は9:00～21:00までとなります。
②受付時間は、月曜から金曜の午前10時より午後6時までとさせていただきます。
③事前にお電話にてご使用日時 空室状況等ご確認後、所定の申込用紙に必要事項をご記入のうえFAXもしくはメール(info@tanakatochikanri.com)にてお送りください。申込用紙は、会議するならWebサイトよりダウンロードできます。
原則としてお電話での確認後 3日以内にご返送ください。また、ご使用希望日が7日以内でのお申込みの際は、お電話での確認後 当日中にお送りください。遅れますと他のお客様のお申し込みを優先させていただくことがございます。ご注意ください。
④当社にて申込内容を確認の上、一両日中(土・日・祝日を除く)に会議室使用申込書兼承諾書・ご請求書等をご返送いたします。本時点でご成約となりますので内容をご確認ください。
※お電話だけではご成約となりません。また、ご使用内容によりましては お断りする場合がございます。
⑤仮予約は、ご使用予定日により期限を都度設定させていただきますが、期限を過ぎましてご成約の手続きがない場合は、取消とさせていただきますので、予めご了承ください。また、1開催予定につき2件までとさせていただきます。
⑥ご予約の際、同日に時間を空けて2度ご予約いただくことは原則としてご遠慮いただいております。
⑦暴力団関係者、反社会的団体に属する方や、これらと取引関係にある団体・個人の方のお申込・ご使用はお受けいたしかねます。お申込み受付後、上記事実が判明した場合はご使用をお断りいたします。
２．お支払い方法
①原則として前払いとさせていただきます。ご入金は、ご成約後ご請求書に記載されております お振込み期限内に、使用料金全額を当社指定の銀行口座へお振込みください。 その後の追加により生じた差額分につきましては、当日現金によるご精算をお願いいたします。なお、お振込み期限を過ぎますとご成約が取消しとなる場合がございますのでご注意ください。
②銀行振込手数料はご使用者負担でお願いいたします。なお、領収書は発行しておりません。お振込み後発行されます 「振込明細書※」をもって領収書に替えさせていただきます。ご了承ください。
※金融機関により「ご利用明細書」・「受領書」等の名称になる場合があります。
③当日の現金でのご精算は八重洲会議室9階の事務所にて承ります。開始時間までにおこしください。
３．キャンセル(変更)料金
キャンセルや貸室・日時の変更は、電話もしくはメール・FAXでご連絡ください。貸室・日時の変更の場合、ご成約日より、下記キャンセル料の課金対象となります。なお、ご返金はご使用者都合によるキャンセルの場合、銀行振込手数料はご使用者負担になります。ご了承ください。
①ご使用日の60日前から31日前まで…30%
②ご使用日の30日前から15日前まで…50%
③ご使用日の14日前から当日まで……100%
４.使用目的
当施設は、会議、研修会、講演会、面接、各種セミナー等としてご利用ください。
５.室内見学
室内見学をご希望の場合は、事前にお電話でご連絡ください。月曜から金曜の午前10時より午後6時(土・日・祝日を除く)で対応いたします。会議室の使用状況によりましては、ご希望の時間に添えない場合もございます。ご了承ください。
６.使用制限
次に掲げる各項目に該当する場合、ご成約後やご使用中でもご使用をお断りすることがございます。その際に生じた損害は、ご使用者の責任とさせていただきます。またご使用料金は、お返しいたしかねますので十分ご注意ください。
①お申込みの内容(法人/団体名・担当者名・住所・連絡先・ご使用目的・ご使用方法等)が事実と異なる場合。また、お申込責任者と連絡がとれない場合。
②ご使用の権利を第三者に譲渡・転貸した場合。
③発火又は引火性の物品・機材などを含む、危険物の持ち込み。
④悪臭を発するものの持ち込み。
⑤公序良俗に反する行為及び他のお客様のご迷惑になる行為、言動。
⑥「暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律」(平成4年3月1日施行)による指定暴力団等及び暴力団員またはその関係者、その他反社会的団体に属する方や、これらと取引関係にある団体・個人の方。
⑦盲導犬以外の動物の持ち込み。
⑧この規約を遵守いただけないとき。
⑨その他、危険な行為、法令で禁じられている行為。また、運営上や管理上支障があると当社が判断した場合や、当社の指示に従っていただけない場合。
7.注意事項
①各室の定員は厳守してください。
②ご入室及びご退室時間は厳守してください。ご使用時間は、準備・後片付け等の時間も含まれますので、余裕をもった設定でのご使用をお願いいたします。ご退出の時間が過ぎましたら次のお客様の準備のため、係りの者が入室いたしますのでご了承ください。ご退出が遅れますと超過料金を請求させていただきます。
③施設内は、禁煙となっております。喫煙される場合は指定された場所でお願いいたします。
④ビル内共用部や会議室において、音楽を流すための機器の使用や大声・放歌等、他の会議室使用者やビル内テナント各社のご迷惑となる行為はご遠慮ください。
⑤会議室外(エントランス・廊下等共用部含む)での受付設置は、ご遠慮ください。また荷物、機材、備品等を置かないようお願いいたします。
⑥参加者への事故防止や誘導等は、ご使用者にてご対応ください。また、座席取り等を目的としてビル共用部に列を作ることはご遠慮ください。
⑦飲食のお持込はご遠慮ください。特にアルコール類のお持込は堅くお断りさせていただきます。
⑧発生したゴミ等は、お持ち帰りください。
⑨許可なく施設内外の壁・柱・扉、付帯設備等に看板・ポスター等を掲出することはご遠慮ください。
⑩施設内の壁・柱・扉等に釘、鋲、粘着テープ等を使用することはご遠慮ください。
⑪施設内の設備・什器・備品等を汚損又は毀損した場合は、損害賠償を請求することがあります。
⑫施設内で発生した事故、盗難は、一切の責任を負いかねます。
荷物・貴重品等はくれぐれもご注意下さい。また、一時預かりは、トラブルを回避するため、お断りいたしております。
⑬万一の災害に備え、非常口・消火設備等をあらかじめご確認ください。
⑭外部からの電話の取次ぎや、伝言はトラブルの原因にもなりますので、一切お受けいたしません。ご了承ください。
⑮会議室ご使用時間中での鍵の施錠・開錠は お受けしておりません。ご了承ください。
⑯当施設には駐車場はございません。近隣の駐車場をご利用ください。
⑰当社の帰責事由による損害は、ご使用者のお支払いいただきました料金の範囲内で賠償するものといたします。ご了承ください。
⑱自然災害、法令等に基づく公権力の行使、その他当社の責任に帰することのできない事由により当施設が利用できない場合、中止をさせて頂きます。この場合、解約・中止に伴う損害につきまして、当社は一切責任を負いません。ご了承ください。
⑲本規約、ご使用料金、施設内の設備・備品等は予告なく改定・変更することがあります。
8. 個人情報の取り扱い
ご使用者からご提示いただいた個人情報は、当社が業務上使用させていただくものですが、一部統計情報として個人を特定せず使用させていただくことがありますことをご了承ください。個人情報は以下の場合を除き第三者に提供または開示することはありません。
①ご使用者の同意があった場合。
②守秘義務を課した委託先に業務を委託する場合。
③法令に基づき要請された場合。